Hausverwaltung

Für eine ordnungsgemäße Verwaltung wird mindestens einmal jährlich eine Wohnungseigentümerversammlung einberufen.

Die Vorbereitung der Eigentümerversammlung und die Versendung der Einladung erfolgt nach einer Abstimmung der Tagesordnung mit den Beiräten.

Alle Abrechnungsunterlagen werden in den ersten 6 Monaten des einem Wirtschaftsjahr (Kalenderjahr) folgenden Jahres zur Prüfung durch den Verwaltungsbeirat oder einen sonstigen beauftragten Rechnungsprüfer der Wohnungseigentümergemeinschaft vorgelegt. Die Überprüfung findet während der Geschäftszeiten in unserem Büro statt oder wird durch die Aushändigung der Unterlagen durchgeführt. Vor der Versammlung kann jeder Wohnungseigentümer außerdem auf Wunsch Einblick in die Unterlagen im Verwaltungsbüro erhalten.

Im Rahmen der Beschlüsse der Eigentümergemeinschaft erstellen und verändern wir die Haus- und Nutzungsordnungen und setzen diese nach der Verabschiedung durch die Versammlung in Kraft.

Entsprechend der gesetzlichen Vorgaben gem. § 24 Abs. 7 WEG wird über alle Beschlüsse eine Beschlusssammlung geführt.

Wir organisieren einen regelmäßigen Austausch mit dem Verwal-tungsbeirat sowie die Abstimmung über die Belange der Wohnungs-eigentümergemeinschaft mit Benachrichtigung des Beirats durch die Übersendung von Durchschriften jeglicher Korrespondenz. Gegebe-nenfalls können Informationsgespräche während der Geschäftszeiten der Verwaltung stattfinden.

Zur Werterhaltung und Zustandsüberprüfung des Gemeinschafts-eigentums werden erforderliche Objektbegehungen vorgenommen. Zusätzlich wird für den Objektbesuch Kontakt mit dem Hauspersonal aufgenommen.

Einmal jährlich wird eine große und dem Beirat angekündigte Hausinspektion durchgeführt, bei der auf Wunsch der Beirat oder sonstige Beauftragte teilnehmen können. Bei der Inspektion wird ein Protokoll aufgesetzt.

Wir übernehmen den Abschluss von Wartungsverträgen für tech-nische Einrichtungen, die Beauftragung von Handwerksfirmen, ggf. unter Einbeziehung der Beiräte, die Kontrolle und Schlussüberprü-fung größerer Arbeiten, die Rechnungsprüfung sowie den Zahlungs-verkehr

Angebote bei voraus zu planenden Reparaturmaßnahmen werden durch uns angefordert. Bei größeren und komplizierten Sanie-rungsmaßnahmen empfehlen wir außerdem die Hinzuziehung von Sonderfachleuten (Bau.-Ing., Haustechniker udgl.). Deren Honorare sind von der Eigentümergemeinschaft zu tragen.

Die Verwaltung übernimmt die Einstellung und Entlassung von Haus-personal und sonstigen Dienstkräften (ggf. in Abstimmung mit dem Verwaltungsbeirat) sowie Lohnkostenabrechnungen, die Abführung von Gehältern, Aushilfslöhnen, Lohnsteuern, Sozialversicherungs-, Krankenkassen- und Berufsgenossenschaftsbeiträgen, Umlagen, vermögenswirksamen Leistungen etc.

Die Abrechnung von Kleinausgaben, Waschmarken etc. wird von uns durchgeführt.

Wirtschaftspläne werden in Abstimmung mit den Beiräten vorbereitet und erstellt.

Hausgeldabrechnungen für jeden Wohnungseigentümer inkl. der Ausweisung der haushaltsnahen Dienstleistungen werden erstellt sowie auch die Abrechnung für den Verwaltungsbeirat in den ersten 6 Monaten mit Spezifizierung aller Ausgaben innerhalb eines Kalender-jahres und Ausweisung der Instandhaltungsrücklagen, Zinsen, Zins-abschlagsteuer, der Hausgeldeinnahmen, der Hausgeldrückstände (O.P.-Liste), der Gewinn- und Verlustrechnung und eines bilanzähnli-chen Vermögensstatus.

Die Heizkostenabrechnung und Übernahme der Abrechnungser-gebnisse des Wärmemessunternehmens in die Hausgeldabrechnung wird vorbereitet.

Wir übernehmen die Führung eines Girokontos auf den Namen der Wohnungseigentümergemeinschaft und die Einrichtung von Sparbüchern mit Zusatzbonifizierung, Festgeldanlagen oder Wertpa-pierdepots für die Eigentümergemeinschaft. Günstige Kontoführung (monatliche Pauschale € 7,50) bei unserer Hausbank, wobei das Bankeinzugsverfahren als Voraussetzung gilt.

Auf der Basis von EDV-Buchungen mit Datenerfassung und Pflege der eingegebenen Daten wird die Einrichtung und Unterhaltung einer ordnungsgemäßen Buchhaltung sichergestellt.

Durchführung des Bankeinzugsverfahrens und Datenträgeraustausch mit dem Bankinstitut.

Mahnwesen

Gerichtliche Mahnverfahren für rückständige Hausgelder und Abrechnungsfehlbeträge werden erforderlichenfalls unter Beauftra-gung eines Rechtsanwaltes eingeleitet. Die Kosten gehen dabei im Regelfall zu Lasten des Verursachers.

Die notwendigen Verwaltungsunterlagen werden regelmäßig und sorgfältig geführt sowie gepflegt.

Die Niederschriften von Wohnungseigentümerversammlungen werden kontrolliert, bereitgehalten und an alle Miteigentümer verschickt.

Wir vollziehen die Beschlüsse der Eigentümergemeinschaft.

Verschicherungsverträge werden durch uns abgeschlossen, gekündigt sowie überwacht.

Schadensfällen werden gemeldet und die Abrechnung mit den verantwortlichen Versicherungsgesellschaften übernommen.

Organisation zur Durchführung der neuen Trinkwasserverordnung Porto und Vervielfältigungskosten (Mehrfachkopien und Kopien für den Beirat) werden zu Selbstkosten (inkl. Handling) mit € 0,10 je Kopie berechnet. Außervertragliche Leistungen (nur in Abstimmung mit Beirat), die nicht Gegenstand der laufenden Verwaltung sind, werden nach Aufwand mit z.Zt. € 75,00 Geschäftsführer und € 45,00 Sachbearbeiter/Techniker (Stand 2013) je Stunde + gesetzl. MWSt., zzgl. Bürokostenaufwand berechnet (kommt in der Praxis jedoch kaum vor). Für Zustimmungen zu Wohnungsveräußerungen beim Notar wird eine halbe Verwalterjahresgebühr für die Wohnung zzgl. MWSt. berechnet.